Mỗi năm, hàng ngàn người ở Việt Nam quyết định mở quán F&B. Và cũng mỗi năm, một tỷ lệ không nhỏ trong số họ phải đóng cửa trước khi tròn một tuổi. Không phải vì họ không có đam mê. Không phải vì sản phẩm của họ tệ. Mà vì họ bỏ qua những bước nền tảng ngay từ đầu.
Tôi đã mở quán F&B đầu tiên mà không biết gì. Tôi đã tự học bằng tiền thật và thời gian thật. Và sau hơn 10 năm, 10 quán AZ Tea, tôi muốn chia sẻ lại những gì tôi ước mình biết từ sớm hơn.
Bước 1: Xác Định Bạn Đang Bán Cho Ai
Sai lầm đầu tiên và phổ biến nhất của người mới mở quán là nghĩ rằng “ai cũng là khách hàng của mình”. Không phải vậy. Quán trà sữa của bạn dành cho sinh viên hay dân văn phòng? Dành cho người uống trà lành mạnh hay người thích đồ ngọt truyền thống?
Trước khi làm bất cứ điều gì khác, hãy ngồi xuống và viết ra: khách hàng lý tưởng của bạn là ai, họ bao nhiêu tuổi, họ sống ở đâu, họ có thói quen gì, và quan trọng nhất — họ đang gặp vấn đề gì mà quán của bạn có thể giải quyết.
Khi bạn biết rõ đang phục vụ ai, mọi quyết định sau đó sẽ dễ hơn: chọn mặt bằng ở đâu, định giá thế nào, trang trí quán như thế nào, đặt tên menu ra sao.
Bước 2: Chọn Mặt Bằng Với Đầu Óc, Không Phải Trái Tim
Tôi đã từng thuê một mặt bằng chỉ vì nó đẹp và giá hợp lý. Kết quả: vị trí đó không có lưu lượng người đi bộ, không gần khu dân cư đông, và mặc dù tôi đã cố gắng đổ tiền vào marketing, khách vẫn không đến đủ để hòa vốn.
Khi đánh giá mặt bằng, hãy đứng ở đó vào ít nhất ba khung giờ khác nhau trong ngày: buổi sáng, buổi trưa, và buổi tối. Quan sát xem có bao nhiêu người đi qua, họ là ai, họ có dừng lại không. Nói chuyện với hàng xóm xung quanh. Hỏi người thuê trước đó đã đóng cửa vì lý do gì.
Mặt bằng đẹp mà không có khách đi qua thì chỉ là gánh nặng chi phí hàng tháng.
Bước 3: Tính Vốn Thực Tế, Không Tính Vốn Trong Mơ
Hầu hết người mới mở quán đều tính thiếu chi phí. Họ tính tiền mặt bằng, tiền nguyên liệu, tiền thiết bị — rồi nghĩ vậy là đủ. Nhưng họ quên mất: chi phí vận hành tháng đầu trước khi có doanh thu ổn định, chi phí sửa chữa phát sinh, chi phí marketing để ra mắt, và quan trọng nhất — chi phí dự phòng cho những tháng thua lỗ ban đầu.
Nguyên tắc của tôi: tính tổng chi phí mở quán, rồi nhân đôi. Con số đó mới là vốn bạn thật sự cần. Không phải để tiêu hết, mà để có đủ đệm tài chính vượt qua 3–6 tháng đầu khó khăn nhất.
Bước 4: Xây Dựng Menu Tối Giản Trước
Menu nhiều món nghe có vẻ là lợi thế. Thực ra không phải. Menu nhiều món đồng nghĩa với: nhiều nguyên liệu cần quản lý, nguy cơ lãng phí cao hơn, thời gian đào tạo nhân viên dài hơn, và khả năng nhân viên làm sai tăng lên.
Khi mới mở, hãy bắt đầu với 8–12 món. Chọn những món bạn làm tốt nhất, có biên lợi nhuận cao nhất, và phù hợp nhất với đối tượng khách hàng của bạn. Khi vận hành đã ổn định, bạn có thể mở rộng menu từ từ dựa trên phản hồi thực tế của khách.
Bước 5: Viết SOP Trước Khi Mở Cửa
SOP là quy trình vận hành chuẩn — cách pha một ly trà, cách mở/đóng quán, cách xử lý khiếu nại của khách, cách kiểm kho. Nhiều chủ quán nghĩ “tôi biết rồi, cần gì phải viết ra.” Đây là sai lầm đắt giá.
Khi bạn tuyển nhân viên, họ sẽ làm theo cách họ hiểu, không phải cách bạn muốn — trừ khi bạn có SOP bằng văn bản để họ học theo. Khi bạn vắng mặt, quán sẽ chạy theo phong cách riêng của từng nhân viên — trừ khi có hệ thống để họ tuân theo.
SOP không cần phức tạp. Bắt đầu bằng một tài liệu đơn giản mô tả từng bước công việc quan trọng. Viết xong thì đào tạo nhân viên theo đó trước khi quán mở cửa.
Bước 6: Đào Tạo Nhân Viên Ít Nhất 1 Tuần Trước Khai Trương
Ngày khai trương là ngày nhiều người biết đến quán bạn nhất. Nếu trải nghiệm của khách vào ngày đó tệ — nhân viên lúng túng, đồ uống không đều, phục vụ chậm — ấn tượng đầu tiên đó rất khó xóa bỏ.
Hãy dành ít nhất một tuần để nhân viên thực hành trước khi có khách thật. Mời người thân, bạn bè đến uống thử và cho phản hồi. Quan sát xem nhân viên làm việc ở đâu còn lúng túng, ở đâu cần cải thiện. Chỉ khi mọi thứ chạy tương đối trơn tru mới mở cửa chính thức.
Bước 7: Đo Lường Từ Ngày Đầu
Từ ngày đầu mở cửa, hãy ghi lại: doanh thu mỗi ngày, số lượng khách, món bán chạy nhất, chi phí nguyên liệu. Không cần phần mềm phức tạp — một bảng Excel đơn giản cũng đủ ban đầu.
Dữ liệu là thứ cho bạn biết quán đang chạy tốt hay không tốt, ở khía cạnh nào. Không có dữ liệu, bạn chỉ đang đoán mò — và đoán mò trong kinh doanh F&B là cách nhanh nhất để mất tiền.
Không Có Công Thức Thần Kỳ
Tôi muốn nói thẳng điều này: không có công thức nào đảm bảo bạn sẽ thành công. F&B là ngành cạnh tranh, thay đổi nhanh, và phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố không kiểm soát được.
Nhưng 7 bước trên là nền tảng. Nếu bạn làm tốt phần nền tảng, xác suất để tồn tại qua năm đầu sẽ cao hơn nhiều so với người mở quán theo cảm hứng.
Câu hỏi không phải là “làm thế nào để thành công ngay lập tức” — mà là “làm thế nào để tôi còn đủ lực để học hỏi và cải thiện sau 12 tháng đầu tiên.”
Nếu bạn còn tồn tại, bạn có cơ hội. Nếu bạn đã đóng cửa, không còn cơ hội nào cả.
Leave a Reply